社团运营规范

社团会议

社团会议时间规范

• 社团会议默认为每个月月末最后一天的晚上8:00左右举办，范围由管理组确定。如月末为工作日或会议议程相关重要成员有个人事务冲突，可由管理组对会议时间做出不长于3天的提前或延期。

会议议程规范

• 会议议程一般由社区管理部根据本月工作任务完成情况，社团待完成任务的进度以及社团即将进行的活动等制定，社团成员有权向社区管理部提出增加议程的要求。会议议程统一由管理组审核，并由社长，副社长确认并发布。

会议范围规范

• 会议范围分为4档，社团全体大会，社区公开大会，社团部门会议及管理组内部会议，会议范围视议程重要度而定。包含下列类型的议程必须通过社团全体成员大会决定：社团各部门及管理组负责人更换、社团阶段目标的制定与修改、社团章程修改等更改社团根本性文件和架构的议程。除社团部门会议由部门部长确定会议范围外，其他会议由社长，副社长确定会议范围

会议记录规范

• 社团全体大会，社区公开大会必须编写会议记录，社团部门会议可以由部门负责人申请社长指派社区管理部部员编写会议记录。会议记录按照文件格式在飞书社区部知识库归档，部门会议的会议记录可以同时在部门知识库归档。

会议后续安排规范

• 会议通过的决定与达成的共识必须在会议记录的“行动事项”板块中予以明确，由社区管理部任务管理相关同学同步到飞书任务管理表格。由社长，副社长或相关部门部长负责将事项责任精确到人

飞书使用规范

任务管理表格大致规范

• 社团全部宣传工作，技术工作等工作在社团飞书任务管理表格进行可视化工作流程管理，由社长直接指派社区管理部部员与社长共同担任任务管理专员。
• 各部门部长拥有编辑权，用于每周更新相关部门任务进度。所有工作分为紧急重要，紧急不重要，重要不紧急三档。
• 所有任务一般由一个部门主办，视任务性质决定是否添加协办部门。由主办部门负主要责任，协办部门协助处理任务。

任务管理表格细化规范

• 任务命名需要清晰明确，尽量避免将多个任务写在同一个任务条框内，导致进度跟踪混乱。
• 任务执行人一般以主办部门为首，协办部门为次，后续完善部门-办事处框架后，由各任务主办部门部长负责将任务执行人细化到部门下设的具体办事处。
• 任务进展由社区管理部任务管理专员依据“最新进展”每周跟踪更改。
• 开始日期一般以任务写入任务管理表格时间为准，预计完成日期由任务管理专员与任务主办部门部长协商确定。一般为任务开始后两周。
• 最新进展由各任务主办部门部长每周负责更新，也可以直接由具体办事处上报任务管理专员进行更新。
• 重要紧急程度由管理组确认任务后决定。任务管理专员每次按照会议记录等文件添加新任务后默认更改状况为待决定。
• 任务管理专员需要协助社长完成每周工作记录，用以记录各部门、办事处任务完成进度与效率，方便考勤与社团内部奖金派发。

知识库使用规范

• 各部门享有独立知识库，用以归档部门工作中产生的技术文件，记录文件，参考文件及备忘录等文件。部门知识库名称、框架和内容由各部门部长负责完善。
• 社长拥有对各部门知识库的管理权，可以更改各部门知识库的框架和内容
• 所有知识库文件必须经过至少一级分类，使用空白文件作标题页，社长需要协助各部门部长对各部门知识库内容进行分类和整理

飞书云文档使用规范

• 飞书云文档原则上由云文档建立者管理，并视文件重要程度向所属部门部长或社长申请由社区部负责归档与整理
• 尽量多使用云文档的协作与批注功能，以创作-协作的工作链替代较为低效的创作-审阅-修改工作链
• 飞书云文档默认权限为全社团可见，各部门可以自行设置飞书云文档的权限配置，社团飞书创始人（misaka）默认拥有所有文档的阅读权限

飞书其他功能使用规范

• 任何对现有飞书使用情况提出的意见都可以直接上报社团飞书创始人misaka
• 默认各部门部长为社团飞书超级管理员，跟随社团正常换届。
• 负责人更换，部门负责人以及社长副社长换届等人事变动采取提名投票制，投票环节由飞书问卷完成，其他平台的问卷不具有人事变动效力。

网盘使用规范

• 网盘文件结构